APLIKASI MAIL MERGER PADA MICROSOFT WORD
Membuat
surat dengan menggunakan Microsoft Word bukanlah suatu hal yang sulit, akan
tetapi bagaimana jika membuat surat yang isinya sama tetapi ditujukan kepada
orang yang berbeda-beda dan dengan jumlah yang banyak, tentunya jika kita
mengetik satu perstu akan sangat tidak efisien.
Dalam
Microsoft word ada aplikasi untuk memecahkan permasalahan tersebut yaitu dengan
fasilitas Mail Merger. Fasilitas ini selain menawarkan untuk pembuatan surat
juga dapat digunakan untuk pembuatan sertifikat, amplop, dan sebagainya.
Untuk
membuat mail merger ada 2 file yaitu file dokumen
master dan dokumen receptients.
Berikut
adalah langkah-langkah pembuatan mail merger (sertifikat):
1.
Membuat
File Dokumen Master.
a.
Buka file baru
Microsoft word.
b.
Buat isi dokumennya
seperti biasa dan simpen dahulu. Kosongkanlah tempat-tempat yang akan diisi
data dari file source seperti nama, alamat, dan lain-lain.
2.
Membuat
File Data Source
a.
Kita masih bekerja
dengan file dokumen master yang sudah kita buat.
b.
Kemudian buka fasilitas
Mail Merger di: Maillings – Start Mail
Merge.
c.
Dari menu tersebut akan
muncul pilihan dalam bentuk apakah dokumen yang kan kita buat. Terdapat pilihan
letter, e-mail messages, envelopes, lebel dan seterusnya. Silahkan tentukan
mana yang kan dipilih.
d.
Bagi yang menginginkan
panduan secara manual dalam pembuatan mail merge tersebut bisa klik “Step by Step Mail Merge Wizard”.
e.
Setelah mengklik “Step
by step mail merge wizard” tersebut maka kan muncul task pane yang biasanya terletak
di bagian sbelah kanan yang berisi panduan secara manual tentang pembuatan mail
merge.
f.
Langkah berikutnya
yaitu membuat File Recipients (daftar
nama penerima surat denagn pilihan: Type
New List, Use Existing List, Dan Select Foms Outlock Contacts).
-
Type New List, pilihan ini jika anda ingin
menggunkan dokumen baru atau ingin mengetik dari awal daftar tersebut.
-
Use Existing List, pilihan ini jika anda
sudah pernah membuat atau mempunyai file data list tersebut.
-
Selet From Outlook Contacts, pilihan ini jika
ingin menggunakan file Microsoft outlook (untuk menyimpan daftar kontak).
g.
Pilih Type New List. Setelah mengklik type
new list maka kan muncul kotak dialog New
Adress List. Dalam kotak ini anda dapat memasukkan informasi sesuai dengan
kebutuhan anda. Untuk mengubah informasi tersebut klik Customize Colums, kemudian akan muncul kotak dialog baru Customize Adress List. dalam kotak ini
terdapat 6 pilihan: Add untuk
menambahkan field yang kita butuhkan, Delete untuk menghapus field yang tidak
dibutuhkan, Rename untuk mengganti
nama field dengan nama yang kita inginkan, Move
Up untuk memindahkan field ke atas, dan Move Down untuk memindahkan field ke bawah. Jika sudah selesai klik
OK.
h.
Setelah itu anda dapat
memasukkan data-datanya.
i.
Jika anda sudah selesai
mengisi data-datanya. Maka klik OK. Kemudian simpan file source tersebut.
j.
Untuk melakukan
perubahan data yang sudah ada (menambah, menghaapus dsb) klik menu Edit Recipient List.
3.
Menggabungkan
File Data Source ke dalam File Master.
a.
Kita sudah punya 2 file
yaitu file master dan file data source, supaya mail merge ini bisa bekerja
dngan baik maka kita harus menggabungkannya. Caranya klik Insert Merge Field. Kemudian klik salah satu informasi yang ingin
kita peroleh. Misal: Nama dan
Alamat.
b.
Sebelum kita menginsert
pilihan nama dan alamat, terlebih dahulu meletakkan kursor di tempat yang kita
pilih.
c.
Kemudian di lembar
kerja akan muncul tulisan <<Nama>>
dan << Alamat>>.
d.
Untuk mengecek apakah
Mail Merge yang kita buat sudah benar atau masih salah, kita klik menu Preview Results.
e.
Jika sudah benar maka
di tempat yang kita pilih akan muncul nama dan alamat dari data yang sudah kita
inputkan.
f.
Untuk mencetak file
mail merge ini kita bisa menggunkaan menu Finish
& Merge dan kemudian Print
Document.
g.
Maka akan muncul kotak
menu apakah kita mencetak semua data atau hanya beberapa.
h.
Klik OK.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar